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Microsoft 365 pour les entreprises : tout ce que vous devez savoir

La multitude d’éditions Business et Enterprise de Microsoft 365 – sous licence, sous forme d’abonnements mensuels ou annuels – offre des ensembles de fonctionnalités plus avancés que les éditions Home et Personal, avec des applications collaboratives et des outils de gestion conçus pour répondre aux besoins de sécurité et de conformité des entreprises.

Qu’est-ce que Microsoft 365 ?

En tant que gamme de produits, Microsoft Office remonte à près de trois décennies, les premières versions combinant essentiellement Word, Excel et PowerPoint dans un ensemble à prix réduit. Microsoft 365 (anciennement Office 365), qui est disponible depuis 2011, diffère de cet ensemble à l’ancienne à deux égards : d’abord, il est vendu sous forme d’abonnement (facturé mensuellement ou annuellement), plutôt que sous forme de licence perpétuelle avec un paiement unique fixe. Deuxièmement, il combine une suite de services en ligne, notamment une messagerie électronique professionnelle, un stockage de fichiers dans le cloud et des outils de communication sécurisés, ainsi que les applications de bureau traditionnelles. 

Comme il s’agit d’une offre d’abonnement, ces programmes de bureau sont mis à jour automatiquement lorsqu’une nouvelle version est disponible. Si votre abonnement est à jour, vous obtenez les dernières versions, avec des versions de sécurité mensuelles et des mises à jour de fonctionnalités tous les six mois, sur le même calendrier que Windows 10. 

Microsoft 365 est disponible dans les éditions Famille et Personnel (auparavant appelées Office 365 Famille et Personnel, respectivement) qui sont destinées à être utilisées par les familles, les étudiants et les particuliers à des fins personnelles et non commerciales.

Dans ce guide, nous couvrons la multitude d’éditions Microsoft 365 Business et Enterprise, qui offrent un ensemble de fonctionnalités plus avancées que les éditions Family et Personal, avec des applications collaboratives et des outils de gestion conçus pour relever les défis de sécurité et de conformité de l’entreprise.

Quels services en ligne sont dans Microsoft 365 ?

La combinaison exacte d’applications et de services disponibles avec un abonnement Microsoft 365 dépend de l’édition que vous avez choisie. Les cinq services suivants sont communs à tous les plans d’affaires et d’entreprise :

a. Échange en ligne

Cette offre de messagerie professionnelle offre à chaque abonné Microsoft 365 de votre organisation une boîte aux lettres d’une capacité maximale de 50 Go ou 100 Go, avec la possibilité d’accéder à la messagerie via un navigateur Web ou à l’aide de l’application Outlook sur Windows, sur un Mac ou sur les appareils mobiles. Le filtrage des logiciels malveillants et des spams est intégré, tout comme les fonctionnalités de base telles que les boîtes aux lettres partagées et (pour certains abonnements Microsoft 365) les fonctionnalités avancées telles que eDiscovery.

b. OneDrive pour les entreprises

Chaque abonné Microsoft 365 Business bénéficie de 1 To de stockage personnel OneDrive for Business, avec des clients de synchronisation disponibles pour chaque plate-forme de bureau et mobile. Le client Windows 10 utilise le même client de synchronisation que le service OneDrive grand public, en conservant les données dans un emplacement séparé. La fonction Fichiers à la demande permet aux utilisateurs d’afficher et de gérer le stockage basé sur le cloud à l’aide de l’Explorateur de fichiers. Les administrateurs de plans Entreprise peuvent mettre à niveau les utilisateurs vers un stockage illimité si un téraoctet ne suffit pas.

c. SharePoint en ligne

L’interface SharePoint est désormais élégante là où elle était autrefois maladroite, permettant aux équipes de partager des fichiers et de synchroniser des informations dans l’Explorateur de fichiers à l’aide du même client de bureau que dans OneDrive Entreprise. SharePoint et Exchange Online incluent tous deux des contrôles administratifs pour empêcher les utilisateurs de partager des informations confidentielles en dehors de l’organisation.

d. Équipes Microsoft

Cette plate-forme collaborative remplace l’ancien service Skype Entreprise, offrant des communications unifiées, des conférences vidéo HD et une messagerie instantanée pour les abonnés Microsoft 365 dans une organisation, ainsi qu’une architecture basée sur les équipes et les canaux qui couvre une grande partie du même ensemble de fonctionnalités que alternatives comme Slack. La version gratuite de Teams permet aux petites entreprises d’utiliser le service sans avoir à payer de frais de licence. L’utilisation de Microsoft Teams s’est considérablement développée depuis le début de 2020, lorsque les fermetures liées à une pandémie en ont fait un choix idéal pour les scénarios de travail à distance. Les développeurs derrière Teams proposent de nouvelles fonctionnalités chaque mois pour les applications de bureau, mobiles et Web.   

e. Services supplémentaires

Certains plans Microsoft 365 incluent des services ciblés pour des publics spécifiques. Les plans Microsoft 365 Business Standard et Business Premium, par exemple, incluent des services pour les petites et moyennes entreprises ; ces outils incluent Microsoft Bookings, qui permet aux clients de planifier et de gérer des rendez-vous, et MileIQ, un service de suivi du kilométrage. Tous les forfaits Enterprise incluent le service de réseau social Yammer et une sélection d’outils d’automatisation d’entreprise, notamment Microsoft Power Apps pour créer des formulaires personnalisés, Power Automate pour rationaliser les flux de travail répétitifs et Power BI Pro, un outil d’analyse commerciale avancé.

Quelles applications de bureau sont disponibles dans Microsoft 365 ?

Chaque plan Microsoft 365 qui inclut des applications de bureau propose les applications Office suivantes pour toutes les versions prises en charge de Windows et pour MacOS : Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Sur les PC Windows uniquement, Access et Publisher sont disponibles. Microsoft a récemment annoncé son intention d’inclure une version « légère » de Visio dans ses plans d’affaires. Ces applications sont mises à jour automatiquement vers la dernière version, avec des mises à jour de sécurité mensuelles et des mises à jour de fonctionnalités semestrielles.

 Les abonnements Microsoft 365 fournissent des licences par utilisateur, ce qui signifie que les applications peuvent être installées et utilisées sur jusqu’à cinq téléphones, cinq tablettes et cinq PC ou Mac simultanément. À partir de son portail d’abonnement personnel, un utilisateur peut se connecter à l’aide de ses informations d’identification Microsoft 365 et gérer les installations sans avoir à saisir de clés de produit ni à se soucier de l’activation. En revanche, les versions à licence perpétuelle d’Office sont généralement concédées sous licence pour une utilisation sur un seul appareil et ne peuvent pas être transférées.

Les versions Web de Word, Excel et PowerPoint offrent des outils assez robustes qui permettent de modifier les fichiers stockés dans OneDrive Entreprise. Ces outils fonctionnent dans n’importe quel navigateur de bureau moderne sans nécessiter de logiciel supplémentaire. La plupart des plans d’affaires offrent également Outlook sur le Web.

Lorsque vous vous connectez avec un abonnement actif sur des appareils mobiles (iOS et Android), une nouvelle application Office unifiée offre un emplacement unique pour créer, afficher et modifier des fichiers Word, Excel et PowerPoint. L’application Outlook fournit une vue unifiée des comptes de messagerie et de calendrier professionnels et personnels. Les applications mobiles sont également disponibles pour les services Microsoft 365, notamment OneDrive, Skype Entreprise et Microsoft Teams.

Gérer Microsoft 365 dans une organisation

Microsoft 365 inclut un tableau de bord de gestion que les administrateurs peuvent utiliser pour gérer les licences, les abonnements, les fonctionnalités et la sécurité. Cette console peut être écrasante, et même dans ce cas, certaines fonctionnalités ne peuvent être gérées que via des commandes PowerShell.

Même dans les petites organisations, il est crucial d’avoir un administrateur Office 365 compétent qui peut gérer les utilisateurs et configurer correctement les options de sécurité. À moins que vous ne disposiez d’un personnel interne bien formé, il vaut la peine de sous-traiter cette tâche de gestion à un fournisseur de services gérés.

Au minimum, chaque administrateur doit connaître les points d’entrée suivants pour la gestion d’Office 365 :

Portail Microsoft 365 Les utilisateurs peuvent accéder aux services Web ici et également gérer les installations des applications de bureau Office. 

Centre d’administration Microsoft 365 Pour les utilisateurs auxquels des rôles d’administrateur ont également été attribués, ce portail comprend des options de configuration pour la gestion des utilisateurs et des groupes, des licences et de la facturation. Les options en bas du volet de navigation permettent d’accéder aux centres d’administration pour des services spécifiques, tels qu’Exchange Online et OneDrive Entreprise. 

Centre d’administration Azure Active Directory Chaque abonnement professionnel Microsoft 365 comprend également un compte Azure Active Directory gratuit. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et les appareils à partir de ce portail et peuvent également configurer des relations avec des organisations externes et des serveurs locaux existants. Notez que certaines fonctionnalités nécessitent des abonnements Azure AD premium. 

Sécurisation des comptes et du contenu

Les services Microsoft 365 sont conçus pour être sécurisés par défaut. Vous pouvez apporter plusieurs modifications aux paramètres par défaut pour trouver le bon équilibre entre sécurité et commodité.

Tout d’abord, activez l’authentification multifacteur en vous connectant au portail Azure Active Directory en tant qu’administrateur général. Chaque utilisateur doit fournir d’autres moyens de contact, comme un numéro de téléphone pour recevoir des messages SMS. L’application Microsoft Authenticator est particulièrement utile en tant que principal moyen de générer des codes à usage unique ou de recevoir des notifications push pour la connexion aux services Office 365.    

Ensuite, activez la réinitialisation du mot de passe en libre-service. Vous trouverez un lien vers cette option dans la section Sécurité et confidentialité du portail d’administration Microsoft 365.  

Conclusion

Les outils Microsoft 365 dédiés pour les entreprises ainsi que le cloud computing et le big data ne cessent de se développer, ce qui nécessite parfois un recours aux prestations d’un bureau de service informatique maîtrisant les outils de collaboration et le processus de migration d’une entreprise traditionnelle vers une entreprise numérique. Pour plus d’info sur les services digitales que nous proposons ou bien si vous êtes à la recherche d’un accompagnant pour vos projets numériques n’hésitez pas à nous contacter sur ce lien

2021 s’annonce comme une année déterminante pour Microsoft. Parallèlement au nouveau matériel Surface, la société se concentre sur les logiciels d’une manière que nous n’avons pas vue depuis longtemps. Sans aucun doute, la plus grande annonce à ce jour a été Windows 11. Cette toute nouvelle version de Windows comprend une conception remaniée, diverses nouvelles fonctionnalités multitâches et une prise en charge native des applications Android. Maintenant, il semble que Microsoft souhaite développer l’infrastructure logicielle autour du nouveau système d’exploitation. Cela inclut Windows 365, un nouveau service axé sur les entreprises que la société vient d’annoncer. Voici tout ce que vous devez savoir.

 

1. Qu’est-ce que Windows 365 ?

Dans sa forme la plus simple, Windows 365 est un nouveau service qui permet aux clients professionnels d’accéder aux PC Cloud de n’importe où. Une fonctionnalité similaire était disponible via un logiciel de virtualisation et d’accès à distance dans le passé, mais c’est la première fois que nous voyons un service officiel de Microsoft.

Si vous ne savez pas si votre appareil est classé comme Cloud PC, ne vous inquiétez pas. Tous les appareils Windows 10 et Windows 11 seront compatibles et la session pourra être diffusée sur du matériel exécutant macOS, iPadOS , Linux et Android.

Une fois configuré, il suffit de naviguer vers le site Web Cloud PC et de se connecter – tous les navigateurs Web modernes et l’application Remote Desktop de Microsoft sont pris en charge.

Le moment choisi pour cette annonce n’est pas un hasard. Alors que la vie commence à revenir à la normale dans certains endroits, Microsoft prévoit que de nombreuses entreprises adopteront un modèle de travail flexible, chaque semaine étant répartie entre la maison et le bureau.

Cela semble être un pari équitable, surtout lorsque Microsoft lui-même adopte des pratiques similaires. Dans ce scénario hybride, le passage d’un ordinateur de bureau Windows au bureau à un ordinateur portable personnel peut sembler choquant. L’introduction de Windows 365 vise à faciliter cette transition.

Dans le portail Windows 365, vous aurez également accès aux applications Microsoft 365 telles que Word, Excel, PowerPoint et Excel. Microsoft Teams sera pris en charge nativement sur la plupart des forfaits, ainsi que sur Adobe Reader, le navigateur Edge et le logiciel antivirus Microsoft Defender.

2. Quand sera-t-il disponible ?

Microsoft a officiellement annoncé Windows 365 dans un article de blog le 14 juillet. La société a confirmé qu’elle sera disponible pour les entreprises le 2 août 2021.

 

3. Combien coûtera Windows 365 ?

Malgré le lancement du service si tôt, Microsoft n’a pas encore officiellement révélé les prix de Windows 365. Cependant, lors d’une session lors de la conférence de ses partenaires Inspire, la société a révélé par inadvertance combien vous devrez payer pour l’un des forfaits « Business » : 31 USD par utilisateur et par mois.

Cela vous permet de prendre en charge 2 processeurs, ainsi que 4 Go de RAM et 128 Go de stockage. Cependant, ce ne sera pas le plan le moins cher disponible – il y aura également une option pour un PC, 2 Go de RAM et 64 Go de stockage – destiné aux petites entreprises.

Les forfaits Entreprise vous permettent de prendre en charge 4 ou 8 PC différents, ainsi que 8/16/32 Go de RAM et 128/256/512 Go de stockage. Cependant, on ne sait pas à quel point ces plans seront plus chers.

4. Sera-t-il un jour disponible pour les consommateurs ?

Ce n’est pas encore clair. Microsoft a confirmé que Windows 365 sera exclusif aux entreprises au lancement, bien que celles-ci puissent aller d’entreprises individuelles à de grandes entreprises. Cela ouvre la porte à un lancement grand public plus loin, mais ce ne sont que des spéculations à ce stade. L’accès à distance transparent dont Microsoft fait la publicité ici pourrait s’avérer très utile pour de nombreux consommateurs, nous gardons donc les doigts croisés.

Conclusion

Alors que Windows 365 est réservé aux entreprises pour le moment, il est facile d’imaginer un avenir où Microsoft pourrait offrir une informatique PC plus puissante aux consommateurs directement dans un navigateur. Windows 365 pourrait bien être la première étape importante vers un avenir où vous n’avez pas besoin d’un PC Windows dédié pour utiliser Windows.

Windows 365 ainsi que l’office 365 promet d’aider les organisations à créer et à gérer des équipes complexes à travers le monde. Que votre entreprise soit une petite équipe ou des dizaines de milliers d’équipes, le logiciel de collaboration de Microsoft vous aide à travailler ensemble. Si votre entreprise a besoin de gérer la collaboration entre plusieurs équipes, n’hésitez pas à nous contacter pour discuter de la manière dont Microsoft 365 pourrait être mis en œuvre pour répondre à vos besoins. Nous serons ravis à vous aider pour maximiser la productivité de votre organisation.

 

Une expérience Office plus propre avec Windows 11

Microsoft annonce que la prochaine version Office 365 pour Windows 11 aura une version native Arm 64 bits, pour de meilleures performances sur les documents volumineux ou remplis d’images, et la prise en charge des compléments 64 bits. La nouvelle version d’Office est actuellement en version bêta, disponible pour Office Insiders.

Office 365: Un nouveau design

Microsoft a également annoncé une refonte d’Office, que vous pouvez voir ci-dessus et ci-dessous. Bien qu’il utilise un design similaire à Windows 11, il sera disponible que vous exécutiez Windows 11 Preview ou Windows 10. En plus du nouveau design, Office s’adaptera également à votre mode clair / sombre de Windows, vous devriez donc être en mesure d’éviter l’expérience d’ouvrir un document et de le voir projeter de la lumière dans vos yeux la nuit.

Microsoft n’a pas hésité à parler d’Arm avec Windows 11. Sa liste controversée de processeurs pris en charge comprend une poignée de puces Qualcomm, et il a utilisé la Surface Pro X alimentée par Arm pour montrer les capacités de tablette de son nouveau système d’exploitation. Pour ceux qui ont des machines Arm, c’est probablement un bon signe – avoir des applications natives sera probablement plus efficace que l’émulation et offrira de meilleures performances.

Cependant, il est peut-être un peu gênant qu’il ait fallu si longtemps pour qu’une version Arm 64 bits d’Office arrive sur Windows – les Mac M1 ont obtenu une version native à la fin de l’année dernière. Il y a aussi quelques fonctionnalités que Microsoft mentionne n’ont pas encore été apportées à la version Arm d’Office, bien que cela soit normal étant donné qu’elle est actuellement en version bêta.

En plus d’être dans le programme Office Insider, ceux qui souhaitent tester Office 64 bits sur leur machine Arm Windows devront également exécuter Windows 11 Insider Preview. Ils devront également désinstaller toutes les versions 32 bits d’Office qu’ils pourraient avoir installées avant de réinstaller Office et de passer à la version bêta. Si vous exécutez la version bêta d’Office sur Windows 10 ou 11, vous devriez pouvoir activer la refonte à partir du volet Prochainement dans Word, Excel, PowerPoint ou OneNote.